Privacy Statement – Verwerking van persoonsgegevens

Deze verklaring beschrijft hoe Fabric Magic BV, met maatschappelijke zetel te Kontichsesteenweg 39/B, 2630 Aartselaar en met ondernemingsnummer 0652.858.005, uw persoonsgegevens verwerkt in de context van haar activiteiten.
Wij streven ernaar uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

De verwerkingen

In de context van onze activiteiten verwerken wij uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, hierna beschreven.

  • Klantenbeheer (contractuele noodzaak). Klantenbeheer betreft onze relatie af met eenieder die audiovisueel materiaal, producten of diensten bij ons aan aankoopt.

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van klantenbeheer:

  • Identificatiegegevens
  • Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens)
  • Fysieke bijzonderheden (kledingmaten bij aankoop kledij)
  • Beroep en betrekking

De persoonsgegevens worden rechtstreeks van u zelf, dan wel uw vennootschap, opdrachtgever of werkgever ontvangen en kunnen worden aangevuld met persoonsgegevens verkregen uit publieke bronnen (b.v. uw website, sociale media, …).

  • Leveranciersbeheer (contractuele noodzaak). Leveranciersbeheer betreft onze relatie met eenieder die producten of diensten aan ons levert, met uitzondering van artistieke prestaties. Indien u prestaties levert als artiest (danser, zanger, omroeper, acteur,…) verwerken wij deze gegevens ook, maar is een ander privacy statement op u van toepassing, met name het Privacy Statement Producties.

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van leveranciersbeheer:

  • Identificatiegegevens;
  • Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens);
  • Persoonlijke kenmerken;
  • Opleiding en vorming;
  • Beroep en betrekking;
  • Samenstelling van het gezin (in geval van minderjarige dienstverlener).

De persoonsgegevens worden rechtstreeks van u zelf, dan wel via uw vennootschap, opdrachtgever of werkgever ontvangen en kunnen worden aangevuld met persoonsgegevens verkregen uit publieke bronnen (b.v. uw website, sociale media, …).

  • Misbruikpreventie (gerechtvaardigde belangen, nl. de preventie en controle van misbruik). In bepaalde gevallen kan Fabric Magic een tankkaart ter beschikking stellen, bijvoorbeeld voor verplaatsingen in het kader van producties. In voorkomend geval wordt de locatie van uw tankbeurt verwerkt om correct gebruik van de tankkaart te controleren.

De persoonsgegevens worden ontvangen van de leverancier van de tankkaart.

  • Artistieke en culturele activiteiten (gerechtvaardigde belangen, nl. de vrijheid van ondernemen en de organisatie en exploitatie van artistieke- en culturele activiteiten, alsook behoud en bewaring van artistieke en culturele uitdrukkingsvormen). Als onderdeel van onze hoofdactiviteiten produceren en exploiteren wij audiovisuele en andere (artistieke) werken. De gegevens van eenieder die hierbij betrokken is of in beeld komt, bijvoorbeeld als publiek bij een optreden of programma, kunnen in dat kader verwerkt worden. Indien u betrokken bent bij onze artistieke en culturele activiteiten op grond van een prestatie als artiest verwerken wij deze gegevens ook, maar is een ander privacy statement op u van toepassing, met name het Privacy Statement Producties.

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van onze artistieke en culturele activiteiten:

  • Beeldopnames;
  • Geluidsopnames;
  • (Direct) marketing (gerechtvaardigde belangen, nl. de vrijheid van ondernemen of toestemming). Wij kunnen onze klanten of andere personen die interesse tonen in onze onderneming persoonlijk informeren over onze activiteiten.

De volgende gegevens kunnen worden verwerkt in het kader van direct marketing:

  • Identificatiegegevens;
  • Beroep en betrekking;
  • Public relations (gerechtvaardigde belangen, nl. de vrijheid van ondernemen). Wij verwerken onderstaande persoonsgegevens om onze contacten uit te nodigen voor onze evenementen en activiteiten. Beeld- en geluidsmaterialen die wij maken in het kader van onze activiteiten (bijvoorbeeld behind the scenes opnames) kunnen worden aangewend om informatie te delen over onze activiteiten.
    • Identificatiegegevens;
    • Persoonlijke kenmerken.
    • Beeld- en geluidsopnames.
  • De naleving van wettelijke verplichtingen (wettelijke verplichting). In het kader van wettelijke verplichtingen die op ons rusten, kan het noodzakelijk zijn bepaalde persoonsgegevens te verwerken.

Wij verwerken volgende persoonsgegevens ter naleving van wettelijk verplichtingen:

  • Identificatiegegevens;
  • Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens).
  • Klachten- en geschillenbeheer (gerechtvaardigde belangen, nl. de opvolging van geschillen en de vrijheid van ondernemen). Indien wij een klacht van u zouden ontvangen of betrokken worden in een geschil met u, verwerken wij de persoonsgegevens die noodzakelijk of nuttig zijn in het kader van de afhandeling daarvan.

Wij verwerken volgende persoonsgegevens in het kader van klachten- en geschillenbeheer:

  • Identificatiegegevens;
  • Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens);
  • Bijkomende gegevens waarover wij reeds op andere gronden beschikken of die u overmaakt in het kader van een klacht of geschil.

De juridische grondslag waarop wij ons beroepen is telkenmale aangegeven bij de verwerking.

Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan dienen de persoonsgegevens verstrekt te worden om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

De bewaartermijn van uw persoonsgegevens is beperkt tot:

  • Klantenbeheer: 10 jaar na het einde van de overeenkomst;
  • Leveranciersbeheer: 10 jaar na het einde van de leveranciersrelatie;
  • Misbruikpreventie: 10 jaar na het einde van de leveranciersrelatie;
  • Artistieke en culturele activiteiten: De persoonsgegevens worden actief verwerkt zo lang nuttig in het kader van de productie en exploitatie, in overeenstemming met de duur van de rechten waarover wij beschikken. Gegevens die nuttig zijn in het kader van eventuele latere exploitatie (op grond van bijkomende of hernieuwde rechten die we eventueel zouden verwerven), en/of in het kader van de bewaring van artistieke en culturele uitdrukkingsvormen, worden vervolgens gearchiveerd.
  • Direct marketing: 3 jaar na het laatste betekenisvolle contact;
  • Public relations: 3 jaar na het laatste betekenisvolle contact, in afwijking daarvan kan beeld- en geluidsmateriaal in het kader van public relations verwerkt worden gedurende de volledige exploitatieduur ervan, in overeenstemming met de duur van de rechten waarover wij beschikken;
  • Klachten- en geschillenbeheer: zo lang als nodig voor de opvolging van het geschil;
  • De naleving van onze wettelijke verplichtingen: bewaring conform de wettelijke bewaartermijn.

Bijkomende informatie met betrekking tot de ontvangers van uw persoonsgegevens

Wij delen uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden met een beperkt aantal andere partijen:

  • Wij delen uw persoonsgegevens met banken, verzekeringsmaatschappijen en andere partners voor het verrichten van betalingen.
  • Wij delen uw persoonsgegevens met overheidsdiensten in de context van wettelijke verplichtingen.
  • Wij delen uw persoonsgegevens met onze professionele raadgevers, advocaten en gerechtsdeurwaarders voor zover noodzakelijk voor hun bijstand.
  • Wij kunnen eventueel een beroep doen op een aantal technische verwerkers, zoals b.v. hosting van website, bestanden en dossiers, mits de implementatie van de nodige verwerkingsovereenkomsten.
  • In het kader van onze artistieke- en culturele activiteiten delen wij persoonsgegevens met productie- en exploitatiepartners, potentiële afnemers van producties, (sociale) media- en distributiekanalen, enz.
  • In het kader van onze PR-activiteiten kunnen beeld- en geluidsopnames m.b.t. onze activiteiten worden gedeeld op sociale media, op onze website en met zowel interne als externe personen die geïnteresseerd kunnen zijn in onze activiteiten (productiepartners, leden van onze dansschool, persoonlijke contacten,…).
  • Wij delen in beperkte mate gegevens met onze verbonden ondernemingen, voor marketingdoeleinden en in het kader van de administratie van onze vennootschapsgroep.

Beveiliging van de verwerkingen

We hebben een passende bescherming uitgewerkt voor de persoonsgegevens die wij verwerken.
Geen enkel informatiesysteem kan 100% veiligheid garanderen. Wij streven ernaar de veiligheid van onze systemen continu te verbeteren. U heeft ook een belangrijke rol in de veiligheid van uw persoonsgegevens door o.a. uw accountgegevens vertrouwelijk te houden en afdoende te beveiligen.

Uw rechten

De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent u een aantal rechten toe met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Het recht op toegang tot en verbetering van uw persoonsgegevens;
  • Het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing en het algemeen recht van verzet op grond van omstandigheden eigen aan uw specifieke situatie;
  • Het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens en het recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”);
  • Het recht om uw toestemming op elk ogenblik in te trekken;
  • Het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
  • Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder (in België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit).

De uitoefening van deze rechten kan onderworpen zijn aan wettelijke voorwaarden. Dit betekent dat u zich, afhankelijk van uw concrete situatie, wel of niet op bepaalde van deze rechten kan beroepen. In het bijzonder wensen wij u te wijzen op de toepasselijke uitzonderingsbepalingen met betrekking tot verwerkingen voor journalistieke doeleinden en ten behoeve van academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen.
Indien wij redelijke twijfel hebben omtrent uw identiteit, behouden wij ons het recht voor uw identiteit te controleren.
Indien u een klacht wenst in te dienen, dan verzoeken wij u om eerst contact met ons op te nemen, teneinde een snelle minnelijke oplossing te vinden.

Hoe kan u ons contacteren?

U kan steeds contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens:
Email: privacy@fabricmagic.be
Adres: Kontichsesteenweg 39/B, 2630 Aartselaar

Wijzigingen

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen, in welk geval wij de gewijzigde versie op onze website zullen publiceren. Gelieve op regelmatige basis deze privacyverklaring te bekijken, zodat u steeds over de meest recente versie beschikt. In geval van wezenlijke wijzigingen, die op u betrekking hebben, stellen wij u daarvan tevens per e-mail in kennis.