Privacy Statement – Verwerking van persoonsgegevens – Opleidingsschool en audities

Deze verklaring beschrijft hoe Fabric Magic BV, met maatschappelijke zetel te Kontichsesteenweg 39/B, 2630 Aartselaar en met ondernemingsnummer 652.858.005, uw persoonsgegevens verwerkt in de context van de organisatie van haar Opleidingsschool .

Wij streven ernaar uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

De verwerkingen

Huidig privacy statement is van toepassing op uw kandidatuur of auditie voor een functie als artiest of voor een lidmaatschap van onze Opleidingsschool en op de lidmaatschappen van onze Opleidingsschool zelf.

Indien wij uw kandidatuur ontvangen, verwerken uw persoonsgegevens in het kader van:

  • De organisatie, administratie en opvolging van kandidaturen en audities (contractuele noodzaak);
  • Het bewaren van profielen voor mogelijke latere opdrachten (gerechtvaardigd belang, nl. de vrijheid van ondernemen, subsidiair voor verlengde termijnen, de toestemming van de betrokkene).

Indien u lid wordt van onze Opleidingsschool  verwerken wij uw persoonsgegevens in het kader van:

  • De administratie i.v.m. lidmaatschappen (contractuele noodzaak);
  • Het beheer van de verzekeringen (wettelijke verplichting);
  • De organisatie van lessen (contractuele noodzaak);
  • Informatieverschaffing over activiteiten van de Opleidingsschool en van haar leden (gerechtvaardigd belang, nl. vrijheid van ondernemen);
  • Informatieverschaffing over de organisatie van audities (gerechtvaardigd belang, nl. vrijheid van ondernemen);

We verwerken de volgende gegevens in dit kader:

  • Identificatiegegevens;
  • Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens);
  • Samenstelling van het gezin (gegevens ouders indien u minderjarig bent);
  • Persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht,…);
  • Fysieke kenmerken (kledingmaten, uiterlijke kenmerken,…);
  • Opleiding en vorming;
  • Beroep en betrekking;
  • Beeldopnamen;

In het kader van de administratie en registratie van afwezigheden op onze dans- en zanglessen (gerechtvaardigde belangen, nl. het beheer van beschikbare plaatsen), kan u ervoor kiezen om de reden voor uw afwezigheid aan ons kenbaar te maken. Dat kan – uitsluitend indien u ons daarvoor afzonderlijk de uitdrukkelijke toestemming verleent – inhouden dat wij gegevens over uw gezondheid verwerken, met name de gegevens die kunnen worden afgeleid uit een eventueel doktersattest of andere medische verklaring die u ons zou bezorgen. In voorkomend geval worden deze medische gegevens (in afwijking van de onderstaande bewaartermijnen) bewaard voor een periode tot 1 maand na einde van de lidmaatschapsperiode waarop de afwezigheid betrekking heeft.

De juridische grondslag waarop wij ons beroepen is aangegeven bij de verwerking.

Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan dienen de persoonsgegevens verstrekt te worden om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken of op te volgen, dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

We verkrijgen uw persoonsgegevens van uzelf of via uw vennootschap, manager, werkgever of een agentschap dat u vertegenwoordigt. Soms vullen wij uw persoonsgegevens aan met gegevens uit publieke bronnen (bv. uw artiestenprofiel, website,…).

De bewaartermijn van uw persoonsgegevens is beperkt tot:

  • Maximaal 1 jaar na het laatste contact met u of de partij waardoor u wordt vertegenwoordigd in het kader van uw kandidatuur of auditie. Na het einde van deze periode kunnen wij, in het kader van de aanlegging van een kandidatendatabank, de bewaartermijn verlengen met eenzelfde termijn, mits uw toestemming;
  • 10 jaar na het einde van uw lidmaatschap van de Opleidingsschool , voor zover noodzakelijk om de naleving van onze verplichtingen in het kader van uw lidmaatschap aan te tonen. Gegevens die in dat kader niet langer nuttig zijn, worden bewaard tot 1 jaar na het einde van uw lidmaatschap. Na het einde van deze periode van 1 jaar kunnen wij, in het kader van de aanlegging van een kandidatendatabank voor functies als artiest, de bewaartermijn verlengen met eenzelfde termijn, mits uw toestemming.

Bijkomende informatie met betrekking tot de ontvangers van uw persoonsgegevens

Wij delen uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden met een beperkt aantal andere partijen:

  • Wij kunnen uw profiel delen met productiepartners of klanten, om u voor te stellen voor een bepaalde rol;
  • In het kader van uw lidmaatschap van onze Opleidingsschool delen wij uw persoonsgegevens met de andere leden;
  • Wij delen uw persoonsgegevens met onze professionele raadgevers, advocaten en gerechtsdeurwaarders voor zover noodzakelijk voor hun bijstand;
  • Wij delen uw persoonsgegevens met overheidsdiensten (waaronder fiscale overheden en sociale zekerheidsinstellingen) in de context van wettelijke verplichtingen;
  • In het kader van uw lidmaatschap van de Opleidingsschool delen wij uw gegevens met Danssport Vlaanderen, om uw verzekering te regelen;
  • Wij delen uw persoonsgegevens met tussenpersonen die tussenkomen in uw kandidatuur (uw manager, agentschap,…);
  • Wij kunnen een beroep doen op een aantal technische verwerkers, zoals b.v. voor de hosting van bestanden en dossiers of verwerkers.

Beveiliging van de verwerkingen

We hebben een passende bescherming uitgewerkt voor de persoonsgegevens die wij verwerken.

Geen enkel informatiesysteem kan 100% veiligheid garanderen. Wij streven ernaar de veiligheid van onze systemen continu te verbeteren. U heeft ook een belangrijke rol in de veiligheid van uw persoonsgegevens door o.a. uw accountgegevens vertrouwelijk te houden en afdoende te beveiligen.

Uw rechten

De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent u een aantal rechten toe met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Het recht op toegang tot en verbetering van uw persoonsgegevens;
  • Het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing en het algemeen recht van verzet op grond van omstandigheden eigen aan uw specifieke situatie;
  • Het recht op beperking van de verwerking en het recht op gegevenswissing(“het recht op vergetelheid”);
  • Het recht om uw toestemming op elk ogenblik in te trekken;
  • Het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
  • Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder (in België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit).

De uitoefening van deze rechten kan onderworpen zijn aan wettelijke voorwaarden.

Indien wij redelijke twijfel hebben omtrent uw identiteit, behouden wij ons het recht voor uw identiteit te controleren.

Indien u een klacht wenst in te dienen, dan verzoeken wij u om eerst contact met ons op te nemen, teneinde een snelle minnelijke oplossing te vinden.

Hoe kan u ons contacteren?

U kan steeds contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens:

Email: privacy@fabricmagic.be

Adres: Kontichsesteenweg 39/B, 2630 Aartselaar

Wijzigingen

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. In dat geval zullen wij u per e-mail op de hoogte brengen.